Das Wesentliche in Kürze:

• Entscheidend ist nicht allein die technische Validität der Datei: Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen richtig und vollständig enthalten sein.
• Die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil muss Leistung, Umfang, Gehalt und gegebenenfalls Leistungsort so eindeutig erkennen lassen, dass die steuerliche Behandlung überprüfbar ist.
• Eine Rechnungsberichtigung muss bei bestehender E Rechnungspflicht grundsätzlich ebenfalls als E Rechnung erfolgen. Maßgeblich ist, dass sich die zutreffenden Angaben aus Rechnung und Berichtigungen insgesamt klar ergeben.
• Für Bauleistungen, Bruttopreise und Teilentgelte gelten unter Voraussetzungen befristete Vereinfachungen mit eingebetteten Anlagen.
• Technische Geschäftsregelfehler sind nicht automatisch umsatzsteuerlich schädlich; maßgeblich bleiben die korrekten Pflichtangaben.

Mit Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Verwaltungsgrundsätze zur verpflichtenden E Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern weiter präzisiert.

INDICET Partners hatte regelmäßig zu den Anforderungen berichtetet:

https://indicet.de/blog/update-e-rechnung-in-deutschland/

https://indicet.de/blog/e-rechnung-rechnungskorrekturen/

Das aktuelle Schreiben betrifft insbesondere die Qualität der Rechnungsdaten:

Leistungsbeschreibungen, Teilentgelte, Bauleistungen, Bruttopreise, Rechnungskorrekturen und technische Fehler stehen im Fokus.

Die zentrale Botschaft lautet: Eine E Rechnung ist umsatzsteuerlich nicht allein deshalb ordnungsgemäß, weil sie technisch übermittelt oder maschinell lesbar ist. Entscheidend bleibt, dass sie die gesetzlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig, vollständig und in einer für die steuerliche Kontrolle ausreichenden Weise enthält. Zugleich schafft das BMF für einzelne technische und praktische Schwierigkeiten befristete Nichtbeanstandungsregelungen.

Ausgangspunkt: Die gesetzlichen Pflichtangaben gelten unverändert

Die Pflichtangaben einer Rechnung ergeben sich aus §§ 14, 14a UStG. Sie gelten gleichermaßen für E Rechnungen. Das BMF empfiehlt für die technische Zuordnung dieser Angaben zu den Datenfeldern der Norm EN 16931-1 die jeweils aktuelle Zuordnungstabelle der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Diese technische Zuordnung ändert jedoch nichts am materiell-rechtlichen Maßstab: Die Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten. Eine technisch valide Datei ersetzt nicht die steuerrechtlich notwendige inhaltliche Prüfung.

Leistungsbeschreibung: Der strukturierte Teil muss die Steuerprüfung ermöglichen

Besonderes Gewicht legt das BMF auf die Leistungsbeschreibung. Das Problem einer ausreichenden Leistungsbeschreibung, welche im strukturierten elektronischen Teil enthalten sein muss, ist von vielen Verbänden an das BMF herangetragen worden und auch in der Beratungspraxis eine große Herausforderung.

Die Leistungsbeschreibung muss im strukturierten Teil der E Rechnung so ausgestaltet sein, dass die abgerechnete Leistung eindeutig identifiziert und ihre steuerliche Behandlung überprüft werden kann.

Die Rechnung muss insbesondere erkennen lassen,

• welche Leistung erbracht wurde,
• in welchem Umfang sie erbracht wurde,
• welchen konkreten Leistungsgehalt sie hat und
• soweit maßgeblich, wo die Leistung ausgeführt wurde.

Nach Auffassung des BMF müssen diese Angaben eine abstrakte Bestimmung weiterer Besteuerungsgrundlagen ermöglichen. Dazu zählen insbesondere die Abgrenzung zwischen Lieferung und sonstiger Leistung, der Leistungsort und die Überprüfung des zutreffenden Steuersatzes. Darüber hinaus soll die Rechnung eine konkrete Kontrolle der Leistungserbringung vor Ort sowie die prinzipielle Prüfung ermöglichen, ob der Leistungsempfänger die Leistung für sein Unternehmen bezogen hat.

Damit konkretisiert das BMF die Kontrollfunktion der Rechnung. Die Leistungsbezeichnung darf nicht so allgemein sein, dass eine steuerliche Zuordnung erst durch weitere Nachforschungen möglich wird. Andererseits verlangt das Schreiben keine vollständige Darstellung jeder einzelnen Tätigkeit. Welche Detailtiefe erforderlich ist, richtet sich also weiterhin nach den Umständen des Einzelfalls.

Weitergehende Angaben, die für die Kontrollfunktion nicht erforderlich sind, können in einem eingebetteten Anhang übermittelt werde (z.B. detaillierte Stundennachweise).

Bauleistungen: Leistungsverzeichnis darf eingebettet werden

Bei Bauleistungen liegt die notwendige Leistungsbeschreibung häufig im Leistungsverzeichnis. Nach dem BMF stellt dieses im Regelfall eine ausreichende Leistungsbeschreibung dar. Wegen bestehender technischer Beschränkungen kann das Leistungsverzeichnis allerdings derzeit nicht im strukturierten Teil einer E Rechnung nach dem Kern-Datenmodell abgebildet werden.

Die Finanzverwaltung beanstandet es deshalb nicht, wenn der strukturierte Teil nur die einzelnen Gewerke und die dazugehörigen Summen enthält. Das detaillierte Leistungsverzeichnis muss dann als menschenlesbare eingebettete Anlage beigefügt werden. Der strukturierte Teil der Rechnung muss eindeutig auf diese Anlage verweisen.

Die Erleichterung entbindet damit nicht von einer ausreichenden Leistungsbeschreibung. Sie verlagert lediglich die detaillierte Darstellung in einen eingebetteten Anhang. Dies ist für die Praxis bedeutsam: Rechnung und Anlage müssen inhaltlich so aufeinander bezogen sein, dass die Gesamtdokumentation zweifelsfrei nachvollziehbar bleibt.

Teilentgelte und Endrechnungen: Erleichterungen bis zum 30. Juni 2030

Das BMF regelt auch die Behandlung von Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen. Wurde eine solche Rechnung unter Berücksichtigung der Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG vor dem Zeitpunkt der individuellen E Rechnungspflicht ausgestellt, muss sie nicht nachträglich als E Rechnung übermittelt werden. Das gilt auch, wenn Leistung und Zahlung erst später erfolgen.

Für die Absetzung bereits vereinnahmter Teilentgelte in einer „E Endrechnung“ sieht das BMF bis zum 30. Juni 2030 zwei nicht beanstandete Verfahren vor:

1. Die Teilentgelte können im strukturierten Teil als Summe im Feld BT 113 („Paid amount“) abgesetzt werden. Ergänzende Angaben zu den Teilentgelten können über das Freitextfeld BT 22 („Invoice note“) erfolgen.
2. Alternativ können die erforderlichen Einzelheiten in einer eingebetteten, unstrukturierten Anlage enthalten sein. Der strukturierte Teil muss dann ausdrücklich auf die Anlage hinweisen; diese muss den Anforderungen des Abschnitts 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE entsprechen.

Rabatte und Bruttopreisrechnungen

Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen müssen nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG grundsätzlich in der Rechnung angegeben werden, soweit sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind. Das betrifft insbesondere Boni, Skonti und Rabatte. Ist die Höhe der Entgeltminderung bei Ausstellung der Rechnung noch nicht bekannt, muss eindeutig auf die Vereinbarung hinweisen.

Das BMF lässt jedoch einen allgemeinen Hinweis auf eine schriftliche Entgeltminderungsvereinbarung genügen, wenn die betreffenden Unterlagen als Teil der Aufzeichnungen nach § 22 UStG kurzfristig vorgelegt und leicht sowie eindeutig geprüft werden können. Eine nach Rechnungsstellung geänderte Vereinbarung löst nach der Verwaltungsauffassung keine Berichtigungspflicht aus.

Bei Rechnungen, die auf Bruttopreisen beruhen, können sich Besonderheiten ergeben. Das Kern-Datenmodell der EN 16931 rechnet vom Entgelt, also vom Nettobetrag, aus. Dies kann bei Bruttopreisen zu Rundungsdifferenzen führen (z.B. die Lieferung eines der Buchpreisbindung unterliegenden Buchs).

Für XRechnung und ZUGFeRD steht derzeit kein Bruttorechnungsformat zur Verfügung. Bis zum 31. Dezember 2027 beanstandet das BMF deshalb nicht, wenn im strukturierten Teil, anstelle einer vollständigen Leistungsbeschreibung, nur die nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselten Gesamtsummen, der jeweilige Steuersatz sowie der Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung angegeben werden. Die Einzelpositionen müssen dann mittels ordnungsgemäßer Leistungsbeschreibung aus einer menschenlesbaren eingebetteten Anlage hervorgehen, auf die eindeutig hinzuweisen ist.

Rechnungsberichtigung und technische Geschäftsregelfehler

Besteht die Pflicht zur Ausstellung einer E Rechnung, ist auch deren Berichtigung als E Rechnung vorzunehmen (§ 31 Abs. 5 UStDV). Das BMF stellt jedoch klar, dass für mehrere praktisch verbreitete Berichtigungsvorgänge technisch noch nicht abschließend festgelegt ist, welcher Rechnungstyp zu verwenden ist. Steuerlich maßgeblich ist, dass sich aus ursprünglicher Rechnung und Berichtigung zusammen die tatsächlich zutreffenden Rechnungsangaben klar und eindeutig ergeben.

Von erheblicher praktischer Relevanz ist ferner die Differenzierung zwischen Formatfehler und Geschäftsregelfehler. Ein Geschäftsregelfehler ist nach der umsatzsteuerlichen Sicht des BMF nicht automatisch ein Formatfehler. Er führt nur dann zu einem Inhaltsfehler, wenn eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betroffen ist.

Die technische Beurteilung kann strenger sein: Danach kann bereits die Verletzung einer Geschäftsregel dazu führen, dass eine Datei nicht der EN 16931 entspricht. Für umsatzsteuerliche Fragen, etwa den Vorsteuerabzug, ist diese technische Bewertung nach dem BMF aber nicht ausschlaggebend. Eine Datei mit Geschäftsregelfehler, jedoch ohne Formatfehler, bleibt umsatzsteuerlich prinzipiell eine E Rechnung. Voraussetzung für ihre Ordnungsmäßigkeit ist allerdings, dass die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG richtig und vollständig enthalten sind.

Fazit

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 verschiebt den Schwerpunkt der E Rechnung deutlich auf die belastbare steuerliche Aussagekraft der strukturierten Rechnungsdaten. Unternehmen sollten deshalb nicht nur die technische Versand- und Empfangsfähigkeit ihrer Systeme sicherstellen. Ebenso wichtig ist eine Prüfung, ob Leistungsbeschreibungen, Anlagenverweise, Rabatthinweise und Korrekturprozesse den umsatzsteuerlichen Anforderungen entsprechen.

Was Unternehmen jetzt konkret prüfen sollten

• Sind Leistungsbeschreibungen im strukturierten Rechnungsteil ausreichend konkret?
• Verweisen Rechnungen über Bauleistungen, Teilentgelte oder Bruttopreise eindeutig auf eingebettete Anlagen?
• Ist der Prozess für Berichtigungen als E Rechnung ausgestaltet?
• Werden technische Validierungsfehler darauf geprüft, ob zugleich eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betroffen ist?

Für die befristeten Erleichterungen der besonders praxisrelevanten Bereiche setzen die eingebetteten Anlagen jeweils voraus, dass die steuerlich erforderlichen Informationen nachvollziehbar vorhanden und eindeutig mit der E Rechnung verknüpft sind.

Wir unterstützen und beraten Sie gern zu allen Fragen des Umsatzsteuer-, Zoll- und Verbrauchsteuerrechts.

Obwohl alle Beiträge nach bestem Wissen verfasst wurden, kann eine Haftung für den Inhalt nicht übernommen werden. Stand 15.10.2026.

Quelle: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, GZ III C 5 – S 7287-a/00019/021/017, DOK COO.7005.100.3.15923106.