Hintergrund:

Bekanntlich sind ab dem 01.01.2027 alle inländischen Unternehmer zur Ausstellung von ERechnungen verpflichtet, soweit sie im Vorjahr (2026) einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 EUR erzielt haben und es sich um steuerbare und steuerpflichtige B2BUmsätze zwischen inländischen Unternehmern handelt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 i v. m. § 27 Abs. 38 Satz 1 Nr. 2 UStG). Damit endet der bisherige Übergangszeitraum bis zum 31.12.2026 in dem inländische Unternehmer umsatzunabhängig neben E-Rechnungen i S. v. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG auch noch sonstige Rechnungen (z.B. PDF- oder Papierrechnungen) i. S. v. § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG im inländischen B2B-Geschäft ausstellen konnten.

Überarbeitung der Norm EN 16931:

Das European Committee for Standardization (CEN) ist mit der Fortentwicklung der Norm EN 16931 beauftragt. Die Norm EN 16931, in jetzigen Fassung EN 16931-1, regelt aktuell die inhaltlichen und technischen Mindestanforderungen an eine europäische ERechnung und dient damit auch als Grundlage für die deutsche E-Rechnung. Bei der nun begonnenen Fortentwicklung der Norm EN 16931 geht es um die Anpassung an die gewachsenen Bedürfnisse des B2B-Geschäfts (im Gegensatz zum bisherigen Fokus auf das B2G-Geschäft). Außerdem sollen die Anforderungen aus der ViDA-Reform (ViDA steht für „VAT in the Digital Age“ und bezeichnet ein Legislativpaket der EU-Kommission zur grundlegenden elektronischen Modernisierung des Mehrwertsteuersystems) abgebildet werden.

Das CEN hat dafür bereits ein neues Kerndatenmodell (Semantisches Modell) aufgesetzt – dieses wurde am 13.02.2026 vom CEN als CEN Referenz 16931-1:2026 beschlossen. Es fehlt nun noch die finale Bestätigung der Syntax (Syntaxbinding – bisher UBL; CII und die Codelist). Sobald das Syntaxbinding vom CEN beschlossen ist, kann die Europäische Kommission die überarbeitete Fassung durch eine einfache Veröffentlichung wirksam werden lassen.

Voraussichtlich wird dies aber erst Mitte /Ende des Jahres 2026 geschehen. Gemäß Angaben der EU-Kommission wurde Stand 30.03.2026 ein Text der neuen Norm EN 16931 am 18. März 2026 veröffentlicht; in einem nächsten Schritt werden nun nationale Standardisierungsgremien mit den Phasen Bekanntmachung und Veröffentlichung auf nationaler Ebene fortfahren (siehe, https://ec.europa.eu/newsroom/digital/items/930407/en).

Überarbeitung E-Rechnungsformate:

Parallel dazu entwickelt die nationale Koordinierungsstelle für IT-Standards (KOSIT) die XRechnung Version 4.0, die bereits das oben beschriebene neue Kerndatenmodell umsetzt. Die Idee war hier, dass man – im Vertrauen auf eine frühzeitige Finalisierung/Veröffentlichung der neuen EN 16931-1:2026 – schnell bereit ist, die XRechnung an die neue Norm anzupassen. Durch die Verzögerungen bei der Veröffentlichung der neuen Norm verzögert sich nun auch die Bereitstellung der XRechnung 4.0 (und der Vorabversion).

Das nächste ZUGFeRD-Release wird am 20. Mai 2026 erwartet. Neben der obligatorischen, halbjährlichen Aktualisierung der Codelisten, die in der bisherigen Fassung der EN16931 Verwendung finden, werden mit diesem Release weitere Änderungsanfragen umgesetzt. So können etwa ab der Version 2.5 auch sogenannte Bruttorechnungen abgebildet werden, wie sie zum Beispiel im Buchhandel bzw. Verlagswesen und der Mineralölwirtschaft vorgeschrieben sind (siehe, https://www.ferd-net.de/aktuelles-veranstaltungen/aktuelles/news/zugferd-25-release-ankuendigung-fuer-20-mai-2026).

Mögliche Auswirkungen:

1. Wie erwähnt sind ab dem kommenden Jahr E-Rechnungen verpflichtend gemäß der Norm EN 16931 auszustellen; die Norm soll bis dahin vor allem nochmals an die Bedürfnisse des B2B-Geschäfts angepasst werden; die rein umsatzsteuerrechtlichen Auswirkungen dürften überschaubar bleiben. Es ist damit zu rechnen, dass die Zeit für die notwendigen technischen Anpassungen kurz bis sehr kurz bemessen sein könnte.
2. Sobald die neue Norm EN 16931 verabschiedet ist, dürften die bisherigen Versionen der ZUGFeRD und XRechnung nicht mehr der dann neuen Norm entsprechen und müssten schnell aktualisiert werden. Vor diesem Hintergrund dürfte zwischen Beschluss des CEN und der finalen Veröffentlichung der neuen Norm noch etwas Zeit liegen, um die Änderungen umzusetzen.
3. Sollte man zu schnell sein und bereits die Vorabveröffentlichung der XRechnung 4.0 als Basis für die Ausstellung von E-Rechnungen verwenden, bevor die Kommission die aktualisierte Fassung der EN16931 final veröffentlicht hat, wären die XRechnungen ggf. nicht normkonform.

Mögliche Handlungsempfehlungen:

Mit dem Wissen über die anstehenden Neuerungen sollten die E-Rechnungsumsetzungsprojekte nun angegangen werden. Ein Abwarten würde nur zu Zeitverlust in der vielfach bereits knapp bemessenen Projektzeit führen. Allerdings sollten Kapazitäten und Know-How für die zweite Jahreshälfte eingeplant werden, um auf (kurzfristige) Aktualisierungen der zu Grunde liegenden Normen und Formate reagieren zu können. Wir begleiten derzeit zahlreiche E-Rechnungsprojekte und sehen daher, wie wichtig hier aktualisierte Informationen für die unternehmensinternen Milestones und roll-out-Phase sind. Bei Fragen melden Sie sich gern.

Wir unterstützen und beraten Sie gern zu allen weiteren Fragen des Umsatzsteuer-, Zoll- und Verbrauchsteuerrechts.

Obwohl alle Beiträge nach bestem Wissen verfasst wurden, kann eine Haftung für den Inhalt nicht übernommen werden. Stand 04.05.2026.