Worum geht es?

Viele deutsche Unternehmen, die in Polen Waren einkaufen oder Dienstleistungen beziehen, verwenden bei Transaktionen gegenüber ihren polnischen Vertragspartnern ihre polnische NIP-Nummer (PL-VAT-ID). Das ist im Geschäftsverkehr üblich und häufig auch erforderlich.

Was Vielen dabei nicht bewusst ist: Genau diese Angabe kann dazu führen, dass Ihr polnischer Lieferant davon ausgeht, dass Sie über eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte (sog. feste Niederlassung im Sinne von Art. 11 Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011) in Polen verfügen – und Ihnen die Rechnung deshalb ausschließlich über KSeF bereitstellt.

Der Hintergrund: Erläuterungen des polnischen Finanzministeriums

Das polnische Finanzministerium hat am 28. Januar 2026 steuerliche Erläuterungen zu dieser Thematik veröffentlicht. Darin wird klargestellt, wie der polnische Rechnungsaussteller beurteilen soll, ob er seinem ausländischen Kunden die Rechnung außerhalb von KSeF zur Verfügung stellen muss. Art. 106gb Abs. 4 des polnischen MwSt-Gesetzes sieht vor, dass der Aussteller dem Erwerber die Rechnung in einer vereinbarten Weise (z. B. als PDF oder in Papierform) bereitstellen muss, wenn der Erwerber keinen Sitz und keine feste Niederlassung in Polen hat oder die feste Niederlassung nicht an dem Erwerb beteiligt ist.

Das Ministerium formuliert dabei folgende praktische Leitlinien für den Rechnungsaussteller:

• Keine Informationen vorhanden: Liegen dem polnischen Lieferanten keine Anhaltspunkte dafür vor, dass der ausländische Erwerber über eine feste Niederlassung in Polen verfügt, darf er davon ausgehen, dass keine solche Niederlassung besteht. Die Rechnung ist dann außerhalb von KSeF bereitzustellen.
• Erklärung des Erwerbers: Legt der Erwerber eine Erklärung über das Bestehen oder Nichtbestehen einer festen Niederlassung vor, soll der Lieferant diese zugrunde legen.
• Verwendung der polnischen NIP-Nummer ohne Erklärung: Gibt der ausländische Erwerber seine polnische NIP-Nummer an, ohne zugleich eine Erklärung über das Nichtbestehen einer festen Niederlassung oder deren fehlende Beteiligung am Erwerb abzugeben, darf der polnische Lieferant davon ausgehen, dass eine feste Niederlassung besteht und am Erwerb beteiligt ist. In diesem Fall ist er nicht verpflichtet, die Rechnung außerhalb von KSeF bereitzustellen.

Das Risiko für Ihr Unternehmen

Wenn Sie bei Einkäufen in Polen Ihre PL-VAT-ID angeben und Ihrem polnischen Lieferanten keine ergänzende Erklärung vorlegen, kann Folgendes eintreten:

• Ihr Lieferant stellt Ihnen die Rechnung ausschließlich über KSeF bereit.
• Um diese Rechnung abzurufen, müssten Sie sich aktiv im KSeF-System anmelden und authentifizieren – ein Aufwand, der für viele deutsche Unternehmen weder vorgesehen noch praktikabel ist.
• Ohne Zugang zur Rechnung fehlt Ihnen möglicherweise der Vorsteuerabzugsnachweis und die ordnungsgemäße Belegführung für Ihre Buchführung.

Dieses Risiko betrifft insbesondere Unternehmen, die regelmäßig Waren oder Dienstleistungen in Polen beziehen und dort ausschließlich über eine umsatzsteuerliche Registrierung – aber keine operative Betriebsstätte – verfügen.

Wie wir Sie unterstützen

Als auf das internationale Umsatzsteuerrecht spezialisierte Kanzlei beraten wir Sie umfassend zu den Auswirkungen des polnischen KSeF-Systems auf Ihre Geschäftstätigkeit:

• Analyse Ihrer Betriebsstättensituation: Wir prüfen, ob Ihre Strukturen in Polen eine feste Niederlassung im umsatzsteuerlichen Sinne begründen – und ob diese an den jeweiligen Erwerbsvorgängen beteiligt ist.
• Erstellung geeigneter Erklärungen: Wir entwerfen für Sie eine Erklärung gegenüber Ihren polnischen Vertragspartnern, in der Sie das Nichtbestehen einer festen Niederlassung oder deren fehlende Beteiligung am Erwerb dokumentieren. So stellen Sie sicher, dass Ihr Lieferant die Rechnung wie gewohnt außerhalb von KSeF bereitstellt.
• Transaktionsbezogene Beratung: Bei jeder Einkaufstransaktion kann sich die Frage neu stellen, ob die Angabe Ihrer PL-VAT-ID sinnvoll ist und welche Konsequenzen sich daraus ergeben. Wir helfen Ihnen, für einzelne Geschäftsvorfälle die richtige Entscheidung zu treffen.
• Prozessoptimierung und Handlungsanweisungen: Wir entwickeln mit Ihnen interne Leitlinien für Ihre Einkaufsabteilung, damit Ihre Mitarbeiter bei der Kommunikation mit polnischen Lieferanten die erforderlichen Schritte kennen und umsetzen.

Netzwerkpartner vor Ort in Polen: Über unseren Netzwerkpartner in Polen verfügen wir über eine direkte Anbindung an die polnische Steuerberatungspraxis. So können wir Abstimmungsfragen zwischen deutschem und polnischem Umsatzsteuerrecht effizient und aus einer Hand klären – ohne dass Sie selbst einen separaten Ansprechpartner in Polen suchen müssen.

Beratung bei geplanten Geschäftstätigkeiten in Polen: Sie planen den Eintritt in den polnischen Markt oder den Aufbau neuer Lieferantenbeziehungen? Wir beraten Sie bereits im Vorfeld Ihrer Geschäftstätigkeit zu den umsatzsteuerlichen Rahmenbedingungen – von der Registrierung über die Betriebsstättenfrage bis hin zur richtigen Handhabung des KSeF-Systems.

Übernahme der Deklarationspflichten: Gemeinsam mit unserem polnischen Netzwerkpartner übernehmen wir auf Wunsch die laufende umsatzsteuerliche Deklaration in Polen für Sie – einschließlich der Abgabe der polnischen USt-Erklärungen und der Erfüllung der damit verbundenen Meldepflichten.

Bei Fragen melden Sie sich gern. Wir unterstützen und beraten Sie gern zu allen Fragen des Umsatzsteuer-, Zoll- und Verbrauchsteuerrechts.

Obwohl alle Beiträge nach bestem Wissen verfasst wurden, kann eine Haftung für den Inhalt nicht übernommen werden. I Stand 01.04.2026.