1. Vorbemerkung

Durch das Wachstumschancengesetz wurde mit Wirkung ab 01.01.2025 die verpflichtende elektronische Rechnung eingeführt. Diese Regelungen betreffen ausschließlich den B2B-Bereich im Inland. Ausgenommen sind außerdem Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Die verpflichtende E-Rechnung hängt eng zusammen mit einem zu einem späteren Zeitpunkt einzuführenden elektronischen Meldesystem der Finanzverwaltung. Daraus wird sich die Verpflichtung zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Verwaltung ergeben. Bereits kurz nach Inkrafttreten der gesetzlichen Neuregelung hatte die Finanzverwaltung angekündigt, dass sie zeitnah ein Anwendungsschreiben zu den Neuregelungen veröffentlichen werde. Das geschah dann am 15.10.2024 (BStBl I 2024, 1320).

2. Die Neuregelung seit dem 01.01.2025

• Es besteht eine E-Rechnungspflicht für steuerbare Leistungen im Inland, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der USt befreit sind
• Die neue E-Rechnung ist auszustellen in einem strukturierten elektronischen Format als XML-Datei oder hybride Rechnung (strukturiert und menschenlesbar)
• Soweit das neue Format nicht erfüllt ist, handelt es sich um sonstige Rechnungen
• Es existieren Übergangsregelungen (nur) für Rechnungsaussteller bis spätestens 31.12.2027 gem. § 27 Abs. 38 UStG (Unternehmen mit einem Jahresumsatz > 800.000 EUR bis 31.12.2026). Maßgeblich ist das Leistungsdatum (Zeitpunkt der Ausführung der Umsätze); nicht das Datum der Rechnungsausstellung
• Eine Empfangspflicht besteht für Unternehmer seit dem 01.01.2025

3. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025

Am 15.10.2025 hat die Finanzverwaltung ein weiteres BMF-Schreiben verbunden mit Änderungen des UStAE veröffentlicht (BMF-Schreiben v. 15.10.2025 – III C 2 – S 7287-a/00019/007/243, www.bundesfinanzministerium.de). Das BMF hat darin einzelne Passagen aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 ergänzt und korrigiert. Außerdem hat es Beispiele und Praxishinweise gegeben. Schließlich wurden Teile der FAQ-Liste des BMF eingearbeitet. Am Ende wurden die gesamten Änderungen in den UStAE übernommen.

Das BMF hatte im Juni 2025 den Verbänden bereits den Entwurf eines weiteren Anwendungsschreibens übermittelt. Es wurde eine Stellungnahmefrist bis zum 08.08.2025 gewährt. Gegenüber dem Entwurf ist das endgültige Schreiben vom 15.10.2025 noch in einigen Punkten nachgebessert worden.

Im Einzelnen:
Das BMF differenziert zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern.

• Formatfehler in einer strukturierten Datei führen zu einer „sonstigen Rechnung“. Die Datei entspricht also nicht den Vorgaben des § 14 Abs. 1 S. 6 UStG. Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder in den Fällen des § 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. Ob es sich um einen Formatfehler handelt, kann mit einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden, Abschn. 14.1. Abs. 11 UStAE.. Rechtsfolge: Die aufgrund des Formatfehlers vorliegende „sonstige Rechnung“ führt nach Ablauf der Übergangsregelung gem. § 27 Abs. 38 UStG (31.12.2026 bzw. 31.12.2027) zur Versagung des Vorsteuerabzugs.
• Geschäftsregelfehler sind nach Auffassung des BMF offenbar eine Unterart eines inhaltlichen Fehlers. Bei einem Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben in § 14 Abs. 4 und § 14a UStG handelt es sich um eine nicht ordnungsgemäße Rechnung. Es handelt sich um Inhaltsfehler, die i.R.e. Validierung festgestellt werden. Bei inhaltlichen Fehlern bleibt die Rechnung eine E-Rechnung, die aber nicht ordnungsgemäß ist. Es besteht dann aber grds. eine Berichtigungsmöglichkeit. Der Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung verlassen. Die Finanzverwaltung regt insofern an, den Validierungsbericht zum Nachweis aufzubewahren, Abschn. 14.5. Abs. 1 S. 4-13 UStAE.
• Inhaltsfehler sind Fehler, bei denen etwa ein abweichender Leistungsempfänger vorhanden ist oder die Angabe des Steuersatzes fehlerhaft ist. Das Mittel zur Aufdeckung/Vermeidung von Inhaltsmängeln ist die Anwendung einer geeigneten Validierungsanwendung, Abschn. 15.2a Abs. 6 S. 3 UStAE.

Hinweis

Letztlich ist es immer wichtig bei Verwendung einer E-Rechnung eine Validierungsanwendung zu verwenden. Allerdings weist das BMF darauf hin, dass dies allein nicht ausreichend ist. Dadurch wird zwar ein Vertrauensschutz gewährt, allerdings ist immer die „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ zu beachten, um überhaupt die Vertrauensschutzregeln anwenden zu können.

• Vorsteuerabzug: Für den Vorsteuerabzug bei Rechnungen im falschen Format gilt Folgendes: Es liegt keine ordnungsgemäße Rechnung i.S.d. §§ 14, 14a UStG vor, so dass keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht. Aber: Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung dürften die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gleichwohl erfüllt sein (so schon BMF v. 15.10.2024, jetzt Abschn. 15.2a Abs. 1a S. 12 bis 14 UStAE).
• Pflichtangaben: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben i.S.d. § 14 Abs. 4, § 14a UStG müssen im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein. Ein bloßer Verweis darauf, dass bestimmte Pflichtangaben in einem unstrukturierten Teil (Anlage) enthalten sind, genügt nicht den Anforderungen an eine ordnungsmäße E-Rechnung, Abschn. 14.5 Abs. 1 S. 5 UStAE).
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Dieses Erfordernis ist durch Einfügung des § 34a S. 4 UStDV entfallen. Auch Kleinunternehmer bzw. Unternehmer, die umsatzsteuerfreie Umsätze ausführen, müssen allerdings in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen.
• Zustimmungserfordernis: Bei Kleinbetragsrechnungen/Fahrausweisen und bei Rechnungen von Kleinunternehmern ist die Abrechnung mittels E-Rechnung zwar nicht erforderlich, aber zulässig. In diesem Fall ist eine Zustimmung des Rechnungsempfängers bei einem Wahlrecht zugunsten der E-Rechnung nicht erforderlich. Wird die Rechnung als sonstige Rechnung übermittelt, bedarf dies allerdings der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 S. 5 UStG). Die Zustimmung ist erforderlich, weil der Rechnungsempfänger kein ihm vollständig unbekanntes Rechnungsformat akzeptieren muss. Sie kann konkludent erfolgen, d.h. die Finanzverwaltung stellt keine hohen Anforderungen an diese Zustimmung, Abschn. 14.7a Abs. 3 UStAE.
• Änderung der Bemessungsgrundlage: Ändert sich die Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG) etwa infolge von Rabatten, Skonti oder anderen Nachlässen etwa aufgrund von Mängelrügen, ist die ursprgl. Rechnung nicht zu korrigieren, Abschn. 17.1 Abs. 3a S. 2 UStAE. Darauf hatte das BMF schon im Schreiben vom 15.10.2024 hingewiesen (Abschn. 14.5. Abs.19 S. 15 UStAE). Etwas anderes gilt nur dann, wenn sich Leistungsumfang und Leistungsgehalt ändern. Dies erfordert dann eine Rechnungskorrektur, Abschn. 14.11 Abs. 4 UStAE.

Hinweis

Die Abgrenzung kann im Einzelfall schwierig sein. Es ist zu empfehlen, dass im Zweifel vorsorglich immer eine Berichtigung vorgenommen wird. Nur so lassen sich Risiken betreffend den Verlust des Vorsteuerabzugs oder des unberechtigten Steuerausweises gem. § 14c Abs. 2 UStG von vornherein vermeiden.

• Besonderes E-Mail-Postfach: Besondere E-Mail-Postfächer sind für den Rechnungseingang nicht erforderlich. In der Unternehmenspraxis sind sie dennoch sinnvoll, da auch an die GoBD-konforme Archivierung und Ablage im ERP-System gedacht werden sollte.
• Kein Anspruch auf Erteilung einer „sonstigen Rechnung“: Für Personen, die sich weigern, eine E-Rechnung zu empfangen gilt: Es besteht kein Anspruch auf Erteilung einer sonstigen Rechnung. Der leistende Unternehmer hat seine Pflicht erfüllt, wenn er eine E-Rechnung versendet. Dies stellt keine Ordnungswidrigkeit i.S.d. § 26a Abs. 2 UStG dar.
• Weitere Anwendungsfälle der E-Rechnung: Auch Umsätze, die dem Schuldübergang, der Durchschnittssatzbesteuerung und der Differenzbesteuerung unterliegen, fallen unter die E-Rechnungspflicht.
• Ausländischer Unternehmensteil: Ist ein ausländischer Unternehmensteil eines im Inland ansässigen Unternehmens an einem im Inland stpfl. Umsatz beteiligt, ist dies ein inländischer Umsatz (Abschn. 13b.11 Abs. 1 S. 7 UStAE i.V.m. Abschn. 14.1 Abs. 4 S. 3 UStAE).
• Leistungsbeschreibung: Erleichterungen für die Leistungsbeschreibung: Ergänzende Angaben können in einen Anhang aufgenommen werden.
• Führendes Format: Klarstellung: Bei hybridem Format ist der strukturierte Teil das führende Format (Abschn. 14.4 Abs. 3 S. 2 Unterabs. 3 UStAE).
• Hybride Formate: Enthält die Bilddatei (z.B. PDF-Datei) gegenüber dem strukturierten Teil der E-Rechnung abweichende Angaben, liegt insoweit eine (in diesem Fall „weitere“) sonstige Rechnung vor, die dazu führt, dass die Voraussetzungen des § 14c Abs. 1 UStG zu prüfen sind.
• Archivierung: Zur Archivierung außerhalb GoBD-konformer Systeme: Die Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Allein die Speicherung/Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems führt nicht zu einem Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG, Abschn. 14b.1 Abs. 1 S. 5 UStAE.
• Aufbewahrung von Rechnungen: Bei der Aufbewahrung von Rechnungen sind die von der Verwaltung herausgegebenen GoBD zu beachten (BMF-Schreiben v. 28.11.2019, BStBl I 2019, 1269). Diese sind im Hinblick auf die ab 01.01.2025 geltenden Regelungen zur E-Rechnung durch ein BMF-Schreiben v. 14.07.2025 angepasst bzw. ergänzt worden (BMF-Schreiben v. 14.07.2025, BStBl I 2025, 1502). Die Verwaltung weist hier darauf hin, dass es bei E-Rechnungen i.S.d. § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG aus-reicht, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird, Abschn. 14b.1 Abs. 1 S. 4 UStAE. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z. B. des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (Rz. 119 der GoBD). Dies kann dann ggfs. dazu führen, dass die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind, Abschn. 14c.1 Abs. 4a S. 2 UStAE. Außerdem bedürfen in Form eines strukturierten Datensatzes empfangene Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe abweichend von § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung (Rz. 119 der GoBD).

Hinweis

Die Grundsätze des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 sind auf alle Umsätze an-zuwenden, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden, wobei allerdings die Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2026 (bei Unternehmer mit einem Jahresumsatz < 800.000 EUR bis Ende 2027) zu beachten sind.

Wichtig: Die Übergangsregelung bezieht sich auf den Zeitpunkt der Ausführung der Umsätze und damit auf das Leistungsdatum. Voraus- oder Vorkasserechnungen über Leistungen deren Leistungszeitpunkte nach dem 31.12.2026 (für Unternehmen mit einem Jahresumsatz < 800.000 EUR nach dem 31.12.2027) liegen und deren Rechnungen bereits jetzt oder ab 2026 erteilt werden, unterliegen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. So ist beispielsweise eine Voraus- oder Vorkasserechnung für eine einjährige Lizenz für den Zeitraum 02.01.2026 bis 01.01.2027 im B2B-Bereich bereits jetzt verpflichtend als neue E-Rechnung auszustellen.

Obwohl alle Beiträge nach bestem Wissen verfasst wurden, kann eine Haftung für den Inhalt nicht übernommen werden I Stand 16.10.2025.

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